第一章 总 则

第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在学校各项工作中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》，结合我司实际，特制订本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指我司从事教学、科研、基本建设、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案是对学校发展历史过程的反映和记录，是学校的宝贵财富。学校所有单位和个人都应遵守有关法律法规，履行保护和移交档案的义务。

第四条 档案工作是学校重要的基础性工作，是学校管理水平的重要体现。校内各单位应重视档案工作，将其纳入自身发展规划和工作计划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，保障档案工作依法有序开展。

第二章 管理机构及其职责

第五条集团成立档案工作领导小组，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与学校办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费；

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第六条集团综合档案室是学校档案工作的职能管理部门，负责全校档案工作，校内各单位档案工作接受综合档案室的业务指导、监督和检查。

第七条 综合档案室的主要职责：

（一）贯彻执行党和国家关于档案工作的法规、政策，统一规划全校档案工作；

（二）拟订全校档案工作规章制度，工作规范和管理办法；

（三）负责对各部门形成的、具有保存价值的各种门类、各种载体的档案进行接收（征集）、整理、鉴定、编目、统计、集中统一管理；

（四）编制检索工具和参考材料，编研档案史料，开发档案信息资源，并积极主动开展利用服务工作；

（五）负责对超过保管期限和失去保存价值的档案编造清册，经批准后销毁；

（六）负责对兼职档案员进行业务指导和培训工作；

（七）按照规定定期向上级业务管理部门移交档案；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展档案学术研究和交流活动；

（十）完成学校领导交办的其它工作。

第八条 综合档案室应配备政治素质可靠、年龄结构合理、数量足够的工作人员。档案工作人员应具备档案业务知识和相应的科学文化知识及现代化管理技能。

第九条 档案室专职档案工作人员，按照国家和学校有关政策实行专业技术职务聘任制或职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十条 各单位应确定一名负责人分管本单位的档案工作，并配备兼职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理和归档工作。

第十一条 兼职档案工作人员应当遵纪守法，热爱档案事业，忠于职守，刻苦钻研业务，勇于创新，不断提高管理和服务水平。

第十二条 各单位档案工作的基本任务是：

（一）按照学校有关规定做好本单位文件材料的收集、保管、整理、分类、立卷（装盒）等工作；

（二）按归档范围、归档要求，将档案材料按时向综合档案室移交；

（三）对按照规定不向综合档案室移交或暂不移交的档案材料，应建立健全相应的管理制度，确保档案材料安全，并积极提供服务和利用；

（四）接受综合档案室的业务指导、监督和检查，维护本单位档案、材料的完整与安全。

第三章 文件材料的归档与交接

第十三条集团档案由综合档案室集中统一管理，各单位的档案材料应按照规定向综合档案室移交，不得拒绝归档。

第十四条 教职员工个人在从事教学、科研、管理等职务活动中所形成的各种载体形式的文件材料，应当按照规定及时归档，不得据为己有。

对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料以及国内外与学校有关的其它具有保存价值的材料，综合档案室可通过征集、代管、捐赠等方式进行收集。

第十五条集团实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档。归档范围包括：党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类、声像类、实物类。

归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、实物等各种载体形式。

各类文件材料的具体归档范围，按《开户送58体验金官网文件材料归档范围和档案保管期限表》（附件1）执行。

第十六条 归档要求：

（一）学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料进行系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本单位负责档案工作的人员检查合格后，移交学校综合档案室。移交档案必须履行手续，填写移交清册，经档案工作人员验收后，方能办理交接手续。

（二）归档的文件材料应是原件，且齐全完整，归档的案卷质量应符合规定的质量标准。

（三）归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求，禁止使用字迹不牢固的铅笔、圆珠笔和质地次劣的纸张、胶片。

（四）电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894—2002)执行。

第十七条 归档时间：

（一）各党政内设机构和能按年度归档的部门，应在次年5月底前归档；

（二）各二级学院和能按学年度归档的部门，应在次学年寒假前归档；

（三）科研、基建档案，应在项目完成后两个月内归档；

（四）会计档案，在会计年度终结后，可暂由本部门保管1-2年，期满后的次年6月底前归档；

（五）仪器设备档案应在验收完毕投入使用后2个月归档；

（六）有关大型会议文件材料，应在活动结束后的次月底前归档；

（七）重大事件的档案材料应随时归档。

第四章 档案的管理

第十八条 综合档案室按照上级相关规定及学校的工作需求，编制学校档案分类方案及保管期限表，对档案进行整理、分类、鉴定、编目和排架。对已归档保存的档案，任何人不得擅自抄录、涂改和伪造。

第十九条 对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经综合档案室与有关部门鉴定并登记造册，报档案鉴定销毁领导小组批准后，按规定予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十条 综合档案室应采取先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十一条 综合档案室应建立健全库房管理规章制度，定期对所存档案和资料的保管情况进行检查，落实各种安全保护措施，切实做好档案的防潮、防高温、防光、防尘、防火、防盗、防鼠、防霉变、防污染等工作，及时消除安全隐患，确保档案安全。

第二十二条 综合档案室要不断改进和完善管理工作，加大力度推进档案信息化建设，并采取措施，确保数字化档案信息和电子档案（文件）的长期保存和利用，以增强档案实体（信息）的安全保障能力，提高档案信息资源共享及开发利用能力。

第二十三条 综合档案室要认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第五章 档案的开发与利用

第二十四条 集团教职工原则上只能查阅本部门形成的档案资料，在档案室办理登记手续后即可查阅。如确需利用学校其他部门形成的档案，应填写《开户送58体验金官网档案利用审批表》（附件2），经档案形成部门负责人批准后方可查阅。

第二十五条 凡查阅党委会、董事长办公会会议记录，应填写《开户送58体验金官网档案利用审批表》，经校领导审批后方可查阅。

第二十六条 校外单位因公利用档案时，需报董事长办公室批准，同时需提供单位介绍信和个人有效身份证件；个人因私利用可以开放的档案时，需提供个人有效身份证件。

第二十七条 档案资料原则上不外借。确因工作需要借出，应填写《开户送58体验金官网档案利用审批表》，经档案利用部门及档案形成部门批准后方可借阅。档案利用完毕须按期归还，并保证其完好无损。对归还档案，档案人员应仔细清点，核查无误方可签字注销，若发现问题应及时处理。

第二十八条 综合档案室应提供必要的检索工具，为档案利用创造便利条件。加盖综合档案室公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第二十九条 综合档案室应加强对档案的研究、整理，有计划地编辑出版档案编研材料和参考资料。

第六章 条件保障

第三十条集团将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十一条集团提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十二条集团配置档案管理现代化、信息化所需的录音、录像等设备设施，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第七章 奖励与处罚

第三十三条集团对在档案工作中作出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中作出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中作出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中作出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案室的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十四条 有下列行为之一的，学校应对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按有关范围、时间等规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第八章 附 则

第三十五条 本办法由综合档案室负责解释。

第三十六条 本办法从公布之日起执行，原《开户送58体验金官网档案管理办法》（平学院行〔2009〕58号）自行废止。